İçeriğe geç

Arabulucular ve arabuluculuk merkezleri için

eArabulucu
DoğrulamaErken erişim

Sözleşme eki

Veri İşleme Sözleşmesi

Sürüm 1.0

Yürürlük tarihi: 02.10.2026

Bu sözleşme, eArabulucu'yu kullanan arabulucu ya da arabuluculuk merkezinin (veri sorumlusu) dosyalarındaki kişisel verilerin EXERT (veri işleyen) tarafından nasıl işleneceğini düzenler. Kullanım Koşulları'nın ekidir ve onunla birlikte kabul edilir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.12 ve Kişisel Verileri Koruma Kurumunun veri işleyenle yapılacak sözleşmelere ilişkin yaklaşımı esas alınmıştır.

Madde 1

Taraflar ve roller

  1. 1.1Veri sorumlusu: eArabulucu'da büro hesabı açan arabulucu ya da arabuluculuk merkezi (büro). Bir merkezde dosyayı yürüten arabulucu, kendi dosyası bakımından ayrıca veri sorumlusudur; merkez ile arabulucu arasındaki iç ilişki bu sözleşmenin dışındadır.
  2. 1.2Veri işleyen: eArabulucu'yu işleten EXERT. EXERT'in bilgileri aşağıdadır.
Unvan
EXERT
E-posta
iletisim@earabulucu.com
  1. 1.3Bu sözleşme Kullanım Koşulları'nın eki ve ayrılmaz parçasıdır. Kişisel verilere ilişkin konularda bu sözleşme Kullanım Koşulları'ndan önce uygulanır. Terimler Kullanım Koşulları'ndaki ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'ndaki (KVKK) anlamıyla kullanılır.

Madde 2

Konu ve süre

  1. 2.1Konu: EXERT'in, büro verisinde yer alan kişisel verileri büro adına ve büronun talimatıyla, eArabulucu hizmetini sunmak için işlemesi.
  2. 2.2Süre: Kullanım Koşulları yürürlükte kaldığı sürece; sona ermeden sonra Madde 13'teki iade ve silme tamamlanana kadar.

Madde 3

İşlemenin niteliği ve amacı

  1. 3.1EXERT kişisel verileri şu işlemlerle işler: kaydetme, saklama, şifreleme ve yedekleme; büronun talimatıyla görüntüleme, düzenleme, belge ve tutanağa aktarma; taraflara bilgilendirme, davet ve doğrulama sayfası aracılığıyla iletme; görüntülü görüşmede ses ve görüntüyü yalnız canlı aktarma; katılım ve imza kanıtı oluşturma; büronun raporlarını hazırlama; süresi dolanları silme ya da anonim hâle getirme.
  2. 3.2Amaç yalnız eArabulucu hizmetinin büroya sunulmasıdır. EXERT kişisel verileri kendi amaçları için işlemez (ürün analizi ve yapay zekâ modeli eğitimi dahil), pazarlama için kullanmaz, satmaz ve başka bürolarla paylaşmaz.
  3. 3.3EXERT, kişisel veri içermeyen kullanım sayılarını (dosya, ileti, görüşme dakikası gibi) planın yönetimi ve faturalama için kullanır.

Madde 4

Veri kategorileri ve ilgili kişiler

İlgili kişi grupları ve veri kategorileri
İlgili kişi grubuVeri kategorileri
Taraflar (gerçek kişi taraflar ve tüzel kişi tarafların yetkilileri)Veri kategorileri: Kimlik (ad soyad, T.C. kimlik ya da yabancı kimlik numarası, vergi numarası); iletişim (adres, telefon, e-posta, tercih edilen dil); uyuşmazlık bilgileri ve belgeleri; teklif ve anlaşma bilgileri; ulaşma kayıtları; görüşmeye katılım kayıtları (giriş ve çıkış zamanı, IP adresi, cihaz ve tarayıcı bilgisi); izin verirse konum; imza görüntüsü ve imza kanıtı; KVKK başvuruları; isteğe bağlı anket yanıtları
Vekiller ve kanuni temsilcilerVeri kategorileri: Kimlik, iletişim, baro ve sicil bilgileri; vekâletname ya da yetki belgesi; katılım ve imza kayıtları
Tercüman, uzman ve görüşmeye davet edilen diğer kişilerVeri kategorileri: Ad soyad, rol, iletişim bilgisi, katılım kayıtları
Ücreti ödeyen kişilerVeri kategorileri: Ad soyad ya da unvan, T.C. kimlik ya da vergi numarası, adres, tutar ve makbuz bilgileri
Dosya belgelerinde adı geçen diğer kişiler (tanık, çalışan, aile bireyi gibi)Veri kategorileri: Belgelerde yer aldığı ölçüde kimlik ve olaya ilişkin bilgiler
Büronun kullanıcıları (arabulucu, yönetici, çalışan)Veri kategorileri: Dosya işlemlerinde görünen ad, rol ve işlem kayıtları
  1. 4.1Dosya belgelerinde özel nitelikli kişisel veri (sağlık raporu, sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti gibi) bulunabilir. Bu verilerin KVKK m.6'daki şartlardan birine dayanılarak işlenmesini veri sorumlusu sağlar; EXERT bu veriler için de aynı güvenlik tedbirlerini uygular.
  2. 4.2Konum yalnız ilgili kişinin izniyle alınır. Kimlik kartı görüntüsü ve görüşmenin ses ve görüntüsü kaydedilmez.

Madde 5

Talimatla işleme

  1. 5.1EXERT kişisel verileri yalnız büronun belgelenmiş talimatıyla işler. Büronun platformu kullanması, ayarları ve bu sözleşme talimat sayılır; büro ayrıca yazılı talimat verebilir.
  2. 5.2EXERT, bir talimatın KVKK'ya ya da başka bir mevzuata aykırı olduğunu düşünürse büroyu gecikmeden bilgilendirir ve aykırılık giderilene kadar o talimatı uygulamayabilir.
  3. 5.3Kanun EXERT'i bir işlemeye zorlarsa (örneğin bir mahkeme kararı), EXERT kanunen yasaklanmadıkça büroyu önceden bilgilendirir.

Madde 6

Gizlilik ve erişim

  1. 6.1EXERT, kişisel verilere yalnız işi gereği erişmesi gereken çalışanlarının erişmesini sağlar. Bu çalışanlar, sözleşme bittikten sonra da süren bir gizlilik yükümlülüğü altındadır.
  2. 6.2EXERT çalışanları dosya içeriğine kural olarak erişmez. Destek amacıyla erişim yalnız büronun talebiyle ya da bir güvenlik olayının veya arızanın giderilmesi için, gerekçe yazılarak ve sınırlı sürede yapılır; her erişim büronun denetim kaydına işlenir (destek görüntülemesi).
  3. 6.3Arabuluculuk gizliliği (6325 sayılı Kanun m.4) EXERT için de geçerlidir.

Madde 7

Teknik ve idari tedbirler

  1. 7.1EXERT, KVKK m.12 ve Kişisel Verileri Koruma Kurumunun veri güvenliği rehberini esas alarak en az şu tedbirleri uygular:
  • Kimlik numarası, telefon ve konum gibi alanlar ile görüşme katılım kaydındaki IP adresi veritabanında şifreli tutulur; parolalar yalnız özetiyle saklanır.
  • Bütün bağlantılar şifrelidir; yedekler her gün şifreli alınır ve 30 gün saklanır.
  • Kullanıcılar için iki adımlı doğrulama, oturum ve cihaz yönetimi; giriş denemelerinde sınır.
  • Büroların verileri birbirinden ayrılır: her sorgu yalnız ilgili büronun kayıtlarını görür; yetkiler rol ve izinlere göre verilir.
  • Dosya olayları birbirine bağlı ve sonradan değiştirilemeyen bir olay zinciriyle tutulur; işlemler ve erişimler denetim kaydına yazılır.
  • Görüntülü görüşmeler kaydedilmez; görüşmedeki yazışmalar görüşme bitince silinir; kimlik kartı görüntüsü saklanmaz.
  • Sunucu erişim kayıtlarında bağlantılardaki gizli kodlar maskelenir; uygulama kayıtlarında kişisel veriler maskelenir. Sunucu hata kayıtlarında sayfa adresi maskelenmeden yer alabilir; bu kayıtlar en çok 3 ay tutulur.
  • Saklama süresi dolan dosyalar her ay imha sırasına alınır; imha, kişisel veri içermeyen bir tutanakla belgelenir.
  • Çalışanlardan gizlilik taahhüdü alınır, erişim yetkileri düzenli gözden geçirilir ve güvenlik güncellemeleri gecikmeden uygulanır.
  1. 7.2EXERT tedbirleri teknik gelişmelere göre günceller; güncel tedbirlerin özetini büro istediğinde verir.
  2. 7.3KVKK m.12/2 uyarınca büro, bu tedbirlerin alınmasında EXERT ile birlikte müştereken sorumludur. Büro da kendi kullanıcı hesaplarının ve cihazlarının güvenliğini sağlar.

Madde 8

Alt veri işleyenler

  1. 8.1Büro, EXERT'in aşağıdaki alt veri işleyenlerle çalışmasına izin verir:
Alt veri işleyenler
KimNe içinNerede ve ne zaman
Contabo GmbHNe için: Sunucu barındırma: veritabanı, belgeler, yedekler ve görüntülü görüşme sunucusuNerede ve ne zaman: Almanya; veriler Türkiye'ye taşınıp aydınlatma metninde duyurulana kadar
Türkiye'deki barındırma şirketiNe için: Sunucu barındırmaNerede ve ne zaman: Türkiye; taşıma tamamlandığında. Seçildiğinde adı bu listeye yazılır
Türkiye'deki yetkili elektronik haberleşme işletmecisiNe için: Kısa mesaj, tek kullanımlık kod ve bilgilendirme araması (yalnız telefon numarası ve ileti metni)Nerede ve ne zaman: Türkiye; bağlantı henüz açılmadı
Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumunca yetkilendirilmiş e-imza, mobil imza ve zaman damgası şirketleriNe için: Nitelikli elektronik imza, mobil imza ve zaman damgasıNerede ve ne zaman: Türkiye; bağlantı henüz açılmadı
  1. 8.2Büronun kendi hesabıyla bağladığı elektronik serbest meslek makbuzu (e-SMM) hizmeti büronun kendi seçtiği hizmettir; EXERT'in alt veri işleyeni değildir.
  2. 8.3EXERT yeni bir alt veri işleyen eklemeden ya da birini değiştirmeden en az 30 gün önce bu listeyi günceller ve büro yöneticisinin kayıtlı e-posta adresine bildirir. Büro haklı bir gerekçeyle itiraz ederse taraflar çözüm arar; çözüm bulunamazsa büro, değişiklik yürürlüğe girmeden sözleşmeyi ücretsiz feshedebilir.
  3. 8.4EXERT alt veri işleyenlere bu sözleşmedekilerle aynı düzeyde yükümlülükler yükler ve onların bu yükümlülüklere uymasından büroya karşı sorumludur.

Madde 9

Barındırma yeri ve yurt dışına aktarım

  1. 9.1Veriler Türkiye'deki sunuculara taşınıp bu taşıma aydınlatma metninde duyurulana kadar sunucular Almanya'da, Contabo GmbH'nin veri merkezindedir; bu dönemde kaydolan büroların büro verisi (dosya verileri ve tarafların verileri dahil; veritabanı, belgeler, yedekler ve görüntülü görüşme sunucusu) de orada tutulur. Bu, KVKK m.9 anlamında yurt dışına aktarımdır.
  2. 9.2Veriler Türkiye'deki sunuculara taşınacaktır; taşımanın tarihi henüz belli değildir. EXERT, gerçek dosya verisiyle çalışmaya taşıma tamamlandıktan sonra başlanmasını önerir; buna rağmen girilen veriler taşımaya kadar Almanya'da tutulur. Taşıma tamamlanınca Almanya'daki kopyalar, yedekler ve bunlara ait şifreleme anahtarları silinir ve bu, büro yöneticisinin kayıtlı e-posta adresine bildirilir.
  3. 9.3EXERT, büronun yazılı onayı olmadan kişisel verileri bu maddede yazılanlar dışında yurt dışına aktarmaz.

Madde 10

İlgili kişi başvurularında yardım

  1. 10.1Taraflar KVKK m.11'deki haklarını taraf ekranındaki “KVKK başvurusu” formuyla kullanabilir. Form başvuruyu büroya iletir, 30 günlük yanıt süresini izler ve süre dolmadan hatırlatır; yanıt da platformdan verilir.
  2. 10.2EXERT'e doğrudan gelen ve büronun dosyasıyla ilgili bir başvuruyu EXERT kendisi yanıtlamaz; gecikmeden büroya iletir ve başvurana bilgi verir.
  3. 10.3EXERT, büronun başvuruyu yanıtlayabilmesi için gereken bilgi ve kayıtları (bir kişiye ait verilerin dökümü, düzeltme ve silme gibi) platformun araçlarıyla ya da talep üzerine sağlar.

Madde 11

Veri ihlali bildirimi

  1. 11.1EXERT, büro verisini etkileyen bir kişisel veri ihlalini öğrendiğinde büroyu herhangi bir gecikmeye yer vermeksizin ve her durumda en geç 48 saat içinde bilgilendirir.
  2. 11.2Bildirimde, o an bilinebildiği kadarıyla şunlar yer alır: ihlalin ne zaman ve nasıl olduğu, etkilenen veri kategorileri ve yaklaşık kişi sayısı, olası sonuçları, alınan ve önerilen önlemler, EXERT'te bilgi alınabilecek kişi. Bilgiler aşamalı olarak tamamlanabilir.
  3. 11.3İhlali Kişisel Verileri Koruma Kuruluna öğrendiği andan itibaren en geç 72 saat içinde bildirmek ve ilgili kişilere duyurmak, veri sorumlusu olarak büronun yükümlülüğüdür (KVKK m.12/5; Kurulun 24.01.2019 tarihli ve 2019/10 sayılı kararı). EXERT bu bildirimler için gereken bilgileri verir ve ihlalin etkilerini azaltmak için gerekenleri yapar.

Madde 12

Denetim

  1. 12.1Büro, EXERT'in bu sözleşmeye uyup uymadığını öncelikle yazılı soru sorarak ve belge isteyerek denetler; EXERT bunları makul sürede yanıtlar.
  2. 12.2Büro, yılda en çok bir kez ve en az 30 gün önceden yazılı bildirerek yerinde denetim yapabilir ya da gizlilik taahhüdü veren bağımsız bir denetçiye yaptırabilir. Bir veri ihlali ya da Kurul incelemesi varsa bu sınırlar uygulanmaz. Denetim çalışma saatlerinde, işleyişi aksatmadan ve diğer büroların verilerine erişilmeden yapılır.
  3. 12.3Denetimin masrafı denetimi isteyen büroya aittir; denetimde EXERT'in bu sözleşmeyi esaslı biçimde ihlal ettiği anlaşılırsa makul masrafları EXERT karşılar.
  4. 12.4Kişisel Verileri Koruma Kurulunun denetim yetkisi saklıdır.

Madde 13

Sona ermede iade ve silme

  1. 13.1Sözleşme sona erdiğinde EXERT, büro isterse kişisel verileri içeren bütün büro verisini 30 gün içinde yaygın ve okunabilir biçimlerde büroya teslim eder.
  2. 13.2Teslimden ya da bu sürenin dolmasından sonra EXERT verileri siler ya da yok eder; veriler yedeklerden en geç 30 gün içinde düşer. Büro isterse EXERT imhayı gösteren, kişisel veri içermeyen bir tutanak verir.
  3. 13.3Sözleşme sürerken saklama süresi dolan dosyalar, EXERT'in kişisel veri saklama ve imha politikasına uygun olarak platformun saklama ve imha akışıyla (aylık imha sırası, gerekçeli askı ve imha tutanağı) silinir ya da anonim hâle getirilir.
  4. 13.4Dosyaların kanunda öngörülen süre boyunca saklanması (6325 sayılı Kanun m.17/4: 5 yıl) arabulucunun yükümlülüğüdür. EXERT, kanunen kendisinin saklaması gereken kayıtlar dışında büro verisini sözleşme bittikten sonra saklamaz.

Madde 14

Sorumluluk

  1. 14.1Büro; kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesinden, ilgili kişilerin aydınlatılmasından, gerektiğinde açık rızanın alınmasından, platforma girilen verilerin doğru ve güncel olmasından ve talimatlarının hukuka uygunluğundan sorumludur.
  2. 14.2EXERT; bu sözleşmeye, büronun talimatlarına ve KVKK'ya aykırı işlemeden ve üzerine düşen güvenlik tedbirlerini almamaktan sorumludur.
  3. 14.3Taraflar ilgili kişilere ve Kurula karşı kanundan doğan sorumluluklarını sözleşmeyle kaldıramaz. Aralarındaki ilişkide her taraf kendi kusuru oranında sorumludur; Kullanım Koşulları Madde 12'deki sorumluluk sınırları kanunun izin verdiği ölçüde ve oradaki istisnalarla uygulanır.

Madde 15

Yürürlük ve değişiklik

  1. 15.1Bu sürüm (1.0) 02.10.2026 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Büro için yürürlük tarihi, Kullanım Koşulları'nı ve bu sözleşmeyi kabul ettiği tarihtir.
  2. 15.2Değişiklikler Kullanım Koşulları Madde 15'teki usulle yapılır; alt veri işleyen listesindeki değişiklikler Madde 8.3'e göre bildirilir.

İletişim

iletisim@earabulucu.com